NEW VERSION -- Import Data From a Database into Excel

 किसी डेटाबेस से Microsoft Excel में डेटा आयात करना बड़े डेटासेट के साथ विश्लेषण और काम करने का एक शक्तिशाली तरीका है। चाहे आपका डेटा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस, एसक्यूएल सर्वर, या किसी अन्य डेटाबेस सिस्टम में संग्रहीत हो, उस डेटा को अपनी एक्सेल वर्कबुक में सहजता से कैसे लाया जाए, इस पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां दी गई है:

Step 1: Open Microsoft Excel:

अपने कंप्यूटर पर Microsoft Excel लॉन्च करें. कोई मौजूदा कार्यपुस्तिका खोलें या नई कार्यपुस्तिका प्रारंभ करें.

Step 2: Select a Cell:

उस सेल पर क्लिक करें जहां आप आयातित डेटा शुरू करना चाहते हैं। यह सेल आपकी एक्सेल शीट में डेटा रेंज का ऊपरी-बाएँ कोना होगा।

Step 3: Go to the Data Tab:

एक्सेल रिबन पर "डेटा" टैब पर जाएँ। यह टैब विभिन्न डेटा-संबंधी कार्यों के लिए समर्पित है।

Step 4: Get External Data:

"डेटा प्राप्त करें" या "डेटा प्राप्त करें और रूपांतरित करें" समूह के अंतर्गत, "डेटा प्राप्त करें" पर क्लिक करें और फिर "डेटाबेस से" चुनें। उस विशिष्ट डेटाबेस प्रकार का चयन करें जिसके साथ आप काम कर रहे हैं, जैसे "एक्सेस से" या "एसक्यूएल सर्वर से।"

Step 5: Connect to Database:

"डेटा प्राप्त करें" विंडो में, अपने डेटाबेस से कनेक्ट करने के लिए कनेक्शन विवरण दर्ज करें। इसमें सर्वर नाम, डेटाबेस नाम और प्रमाणीकरण जानकारी शामिल हो सकती है।

Step 6: Select Table or Query:

डेटाबेस से वह विशिष्ट तालिका या क्वेरी चुनें जिसे आप एक्सेल में आयात करना चाहते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए डेटा का पूर्वावलोकन करें कि आप सही स्रोत का चयन कर रहे हैं।

Step 7: Transform Data (Optional):

यदि आवश्यक हो, तो आप Excel में आयात करने से पहले डेटा को बदलने और साफ़ करने के लिए पावर क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं। यह बड़े या जटिल डेटासेट के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।

Step 8: Load Data:

चयनित डेटा को अपने एक्सेल वर्कशीट में आयात करने के लिए "लोड" या "बंद करें और लोड करें" पर क्लिक करें। आयातित डेटा चयनित सेल से शुरू होता हुआ दिखाई देगा।

Tips for Importing from a Database:

Understanding Database Structure:

आयात करने से पहले तालिकाओं और संबंधों सहित डेटाबेस संरचना से स्वयं को परिचित कर लें।

Optimizing Queries:

यदि किसी क्वेरी का उपयोग कर रहे हैं, तो आयात करने से पहले डेटा को फ़िल्टर करने या हेरफेर करने के लिए इसे डेटाबेस के भीतर अनुकूलित करें।

Refreshing Data:

एक्सेल और डेटाबेस के बीच जीवंत संबंध बनाए रखने के लिए एक्सेल में ताज़ा करने योग्य क्वेरीज़ बनाएं। यह डेटाबेस डेटा में परिवर्तन होने पर स्वचालित अपडेट की अनुमति देता है।

Data Types:

एक्सेल में अपने डेटाबेस डेटा का सटीक प्रतिनिधित्व सुनिश्चित करने के लिए आयात के दौरान डेटा प्रकारों पर ध्यान दें।

Query Folding (Power Query):

बड़े डेटासेट के लिए, क्वेरी को डेटाबेस सर्वर पर वापस लाने के लिए पावर क्वेरी का उपयोग करें। इससे प्रदर्शन में उल्लेखनीय सुधार हो सकता है.